Pakai Tools Project Management Agar Bisnis Meroket

Salah satu skill yang dibutuhkan oleh semua bisnis adalah project management dan kolaborasi. Kebanyakan hasil sebuah project tentunya sangat bergantung pada proses perencanaan awal dan proses monitoring.

Project management sangat penting bagi bisnis UKM, dimana kebanyakan project bergantung pada sejumlah orang yang harus berkomunikasi dan membuat workflow mereka sendiri.

Selain itu, globalisasi juga membuat kolaborasi di bisnis semakin penting karena banyak bisnis modern di jaman sekarang yang tidak memiliki kantor tetap. Sudah bukan rahasia lagi bahwa banyak orang di dunia saat ini bekerja dari rumah.

Dengan sedikit pengelolaan perusahaan yang terkomputerisasi di masa lalu, banyak bisnis yang menyadari bahwa kegagalan sebuah project terkadang dikarenakan oleh lemahnya koordinasi. Kebanyakan mengaitkan kegagalan dengan miskomunikasi dan susahnya untuk mendapatkan akses terhadap data-data.

Meskipun begitu, kebanyakan perusahaan tidak melakukan perubahan pada cara mereka untuk menghubungkan orang-orang dari tim yang berbeda.

Selain itu, banyak perusahaan juga merasa ragu untuk menggunakan sistem management project di luar cara tradisional. Mereka percaya bahwa cara tradisional dalam menjalankan sebuah projek adalah cara yang paling aman.

Sebuah studi dari Pulse of the Profession menemukan bahwa 83% dari executive mengerti pentingnya project management dan 95% dari mereka mau mencoba tools project management yang menggunakan sistem cloud-hosted.

Cloud-hosted project management sendiri sudah dianggap sebagai salah satu opsi paling cost-effective untuk bisnis apapun karena tools-tools ini dapat Anda customize sesuai dengan kebutuhan.

Manfaat Tools Project Management Online

Steve Denning dari Forbes, menyimpulkan dalam artikelnya, Learning Consortium for the Creative Economy , bahwa semua perusahaan memiliki opini yang berbeda dalam strategi project management, dan hanya akan menggunakan strategi praktik yang memenuhi konteks operasi mereka.

Oleh karena itu memang tidak mudah untuk meyakinkan semua perusahaan untuk beralih ke manajemen projek online. Namun, beberapa poin di bawah ini bisa meyakinkan Anda untuk melakukan manajemen project secara online:

    Akses informasi yang mudah

Jika Anda memiliki tim yang tersebar di seluruh dunia, tentu saja menggunakan tools manajemen project online akan membantu memberikan akses ke informasi dan file yang berhubungan dengan projek tersebut kepada orang-orang yang tidak bekerja di kantor bersama Anda.

    Memudahkan tim member untuk bergabung

Tool manajemen project berbasis cloud-host juga mudah untuk digunakan. Pengguna hanya perlu login dengan email dan password dan mereka sudah bisa menggunakan program tersebut secara independen tanpa anggota tim lainnya.

    Fokus pada kolaborasi

Kebanyakan tools manajemen projek menawarkan fitur kolaborasi yang dapat membantu pekerjaan Anda menjadi lebih efektif. Konsep dari semua tools ini adalah agar Anda bisa berpartisipasi dengan mudah dan mengerjakan tugas Anda dengan transparan.

Ini tentu akan membantu agar semua member tim projek tersebut dapat mengetahui sudah sampai mana progres projek tersebut.

    Konfigurasi yang fleksibel

Sistem project management sangat ini bisa dibilang cukup fleksibel dan memungkinkan Anda untuk mengkoordinasikan project dan tugas dengan spesifik. Anda dapat menambahkan dan melacak perubahan yang terjadi di saat itu juga, dan menjaga agar progres sesuai dengan jadwal.

    Harga yang terjangkau

Alat-alat project management online adalah pilihan yang terjangkau. Ini dikarenakan kurangnya prosedur pemasangan, penyimpanan, server ekstensif yang kompleks, dan perawatan. Beberapa alat project management menggunakan sistem berlangganan atau subscription. Ada juga beberapa tool project management yang gratis.

Bagaimana? Apakah Anda sudah tertarik untuk menggunakan tool project management online?

Jika ya, kami sekarang akan membahas tools project management online yang bisa Anda gunakan, dengan penjelasan lengkap tentang fitur dan karateristik mereka. Tools-tools ini juga user-friendly dan dibuat untuk membantu Anda memonitor semua project Anda.

Tools Project Management Online

Berikut ini rekomendasi berbagai tools project management yang bisa Anda manfaatkan:

    Trello

Trello adalah salah satu software yang memilki sistem user-centered. Trello menawarkan salah satu interface yang paling menarik dan sangat interaktif di pasaran.

Salah satu fitur Trello yang membuatnya menjadi salah satu tool project management populer adalah metodologi board dan card uniknya, dan trik konfigurasi yang hampir tak terbatas yang membantunya mengadopsi projek yang paling rumit dan spesifik sekalipun.

Terlebih lagi, Trello menghubungkan individu dan tim, dan menyediakan beragam fitur interaksi sosial yang membuat kolaborasi lebih menyenangkan. Trello juga salah satu alat yang paling hemat biaya.

trello

Fitur-fitur Trello:

    Manajemen project dengan papan dan kartu

Trello bekerja dengan konsep unik dalam mengatur project atau tugas sebagai board and card (papan dan kartu), dan membiarkan ketergantungan tugas sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan dan keinginan Anda.

Interface trello juga mudah dinavigasi, dan karena itu cocok untuk tim kecil dan bagi mereka yang masih baru dalam menggunakan tool project management.

    Kolaborasi end-to-end

Trello menyatukan berbagai saluran komunikasi untuk menggabungkan komunikasi korporat agar berada dalam satu sistem. Dengan itu, anggota tim Anda dapat mengikuti perubahan dan pembaruan status, menambahkan komentar, lampiran, atau gagasan, dan bahkan menambahkan label dan checklist.

    Pengelompokan tim

Fokus pada kolaborasi, Trello membantu tim agar dapat berkolaborasi dengan teratur. Tool yang satu ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan tim karyawan yang berbeda, seperti misalnya tim marketing dan tim finance.

    Board publik dan private

Dengan Trello, Anda bisa membuat board, card, dan tim sebanyak yang Anda mau. Selain itu Anda juga bisa menambahkan orang sebanyak-banyaknya. Anda bisa memilih untuk membuat tim dan board Anda publik atau private.

    Koneksi power-up dan API developer

Power Ups, yang menghubungkan Trello ke service seperti Google Drive, Evernote, GitHub, dan Salesforce termasuk sebagai salah satu fitur business class Trello. Anda bisa mengatur dan memfilter board Anda, fitur keamanan yang advance, kontrol administratif, dan semua benefit dari Trello Gold.

Jika Anda menggunakan Trello di aplikasi, extension, ataupun plug-in, Anda juga akan mendapatkan public developer API gratis.

    Basecamp

Basecamp membantu mendelegasikan tugas dan memastikan bahwa mereka teroganisir dengan baik. Pengguna dapat mendelegasikan tugas, mengejar deadline, dan memantau progress.

Produk ini memiliki pengalaman industri selama 10 tahun dan jutaan pengguna yang sangat menyukai operasi sederhana dan ringkas.

Basecamp juga memiliki berbagai alat pemantau yang efektif dan fitur campfires memungkinkan Anda menggunakan ping dan mengobrol dengan individu dan kelompok secara real time, dan mencapai konsensus yang cepat untuk setiap keputusan penting.

Basecamp

Fitur-fitur Basecamp:

    All-in-one

Basecamp mengumpulkan project, client, dan komunikasi internal tim Anda. Basecamp memiliki struktur yang bagus dan memberi Anda kontrol penuh dalam menjalankan project bisnis Anda.

    Discussion Board yang profisien

Basecamp memiliki messaging board, dimana Anda bisa menggunakannya untuk berkomunikasi dengan tim Anda secara efektif. Selain messaging board, Basecamp juga menawarkan fitur campfire chats, to-do lists, dan schedules, serta automated check-ins. Ini adalah bagaimana sistem mereka dapat berjalan tanpa menggunakan software dari pihak ketiga.

    Project Milestone Schedule

Dengan Basecamp, Anda akan bisa mengkonsolidasikan tim Anda seputar tugas yang benar-benar penting, menyiapkan milestone yang realistis, dan menjadwalkan deadline. Interface sistem Basecamp mudah dinavigasi dan tidak akan menimbulkan masalah bagi pengguna untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan.

    To-do lists

Salah satu dari fitur fungsionalitas inti Basecamp adalah to-do lists, yang memungkinkan pengguna mempersonalisasi dashboard mereka dan memprioritaskan tugas dengan cara yang sesuai untuk mereka. Selain itu, fitur ini juga membantu melacak kemajuan setiap pekerja.

    Automatic check-ins

Automatic check-ins dapat digunakan bagi para member tim untuk menuliskan apa saja yang sudah mereka lakukan dalam jangka waktu tertentu (bisa per hari, per minggu, atau per bulan).

    Laporan cross-team dan cross-project

Basecamp menawarkan berbagai macam laporan standard dan custom untuk meringkaskan kegiatan-kegiatan, yang tidak hanya membantu melihat apa saja yang sudah dikerjakan sampai saat ini tetapi juga sepenuhnya tahu status project saat ini serta deadline yang akan datang.

    Universal Applicability

Basecamp adalah salah satu project management yang paling serbaguna di pasaran. Mereka menyediakan alat konfigurasi yang membantu pengguna untuk menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri.

    Bitrix24

Bitrix24 adalah sebuah project management, kolaborasi, dan CRM yang memperhitungkan semua orang yang terlibat dalam projek tersebut. Fungsi utama dari tools ini berkisar pada manajemen waktu dan fitur perencanaan, yang tidak hanya akan membantu Anda dengan deadline tetapi juga membuat laporan yang detail dan akurat.

Anda bisa menggunakan Bitrix24 untuk mengkoordinasi projek, schedules, dan tugas, serta mendapatkan keuntungan dari CRM dan platform komunikasinya untuk berbicara dengan konsumen Anda. Anda bisa menggunakan Bitrix24 secara gratis dan menambahkan 12 orang di board Anda.

Apa saja yang membuat Bitrix24 unik?

    Kombinasi dari project management, sales management, dan CRM

Alasan mengapa Bitrix24 dianggap cocok untuk mengerjakan projek besar adalah karena Bitrix24 mengkombinasi project management dengan sales management dan CRM. Selain itu mereka juga menawarkan add-on produktif lainnya yang bisa Anda gunakan untuk memaksimalkan tool ini. Mereka menawarkan servis telepon, document management, serta fitur kontrol untuk HR.

    35+ tool kolaborasi

Developer Bitrix24 menganggap bahwa kolaborasi yang efisien adalah faktor utama dalam manajemen project yang sukses. Maka dari itu, Bitrix24 menyediakan 35 tool kolaborasi. Anda akan mendapatkan berbagai macam saluran komunikasi, mail servers, integrasi social media, chat, video, dan fitur-fitur berguna lainnya.

    HR tools

Bitrix24 juga bisa digunakan untuk mengurus keperluan human resource (HR). Mereka menawarkan direktori karyawan, management izin karyawan, knowledge management, dan formulir-formulir untuk mengambil cuti. Sistem ini juga bisa membantu dalam proses recruitment.

    Sales Management

Bitrix24 akan membantu semua kebutuhan proses sales Anda karena mereka menyediakan contact management, proses invoice, dan analytics serta mendukung beberapa bahasa dan mata uang.

    Documents Management

Seperti disebutkan di atas, Bitrix24 memiliki document management, termasuk network drive mapping, in-place editing dan sync secara otomatis, serta history dokumen-dokumen tersebut.

    Dedicated call center

Suite telepon dirancang untuk memungkinkan Anda melakukan panggilan nasional dan internasional di nomor ponsel dan landline melalui platform ini, dan juga untuk menerima telepon tersebut tanpa menginstal software atau add-ons.

    Komunikasi tak terbatas dengan customers

Bitrix24 mendukung berbagai saluran komunikasi dengan customer Anda – baik itu melalui email, telepon, social media, instant messenger, web form, ataupun website live chat. Semua interaksi Anda juga akan tercatat di satu database.

    Mavenlink

Jika Anda mencari solusi project management yang simple dan tidak terlalu mahal serta bisa menangani project-project yang panjang dan kompleks, Mavenlink adalah tool project management yang tepat untuk Anda.

Tool yang satu ini mengkombinasikan project management, perencanaan sumber daya, kolaborasi, dan financial management. Mereka juga menyimpan conversations, assets, dan sumber daya. Mavenlink juga merupakan salah satu aplikasi tool management terbaik dalam menyusun budget sebuah project.

Apa saja yang membuat Mavenlink salah satu tool project management terbaik?

    Project planning

Mavenlink menggunakan chart Gantt untuk melihat status setiap tugas, progresnya secara real-time, serta menghitung budget setiap ada perubahan sumber daya. Anda bisa menggunakan Mavenlink untuk membangun rencana project yang realistis, membagikan tugas kepada member tim Anda, dan menjadwalkan deadline.

    Cost control

Mavenlink dilengkapi dengan manajemen profit. Anda bisa melihat dan mengatur sendiri resources yang dibutuhkan oleh project Anda. Sistem ini secara otomatis menghubungkan pengeluaran dan invoices dengan project atau tugas yang terpengaruh olehnya. Mavenlink juga memberikan laporan data financial secara real-time.

    Project accounting

Mavenlink adalah alternatif yang bagus untuk project accounting, karena tool ini menghitung waktu dan pengeluaran. Menginput detail-detail finance juga mudah dengan menggunakan Mavenlink. Tool ini memperbolehkan Anda untuk memasukkan invoice, menghitung pajak penjualan, melakukan perubahan pesanan, dan masih banyak lagi.

    Business intelligence

Hal lain yang membuat Mavenlink sangat membantu dalam membuat keputusan adalah dengan menyiapkan data insight. Di dalam laporan ini, Anda bisa melihat status project Anda, profit margins, utilisation stats, serta waktu dan pengeluaran Anda. Anda juga bisa mengkostumisasi laporan sesuai dengan kebutuhan Anda.

    Team collaboration

Tentunya Mavenlink juga memperhatikan keperluan kolaborasi tim Anda. Anda bisa memulai percakapan, mengupload files, dan bertukar informasi melalui tool ini. Hal ini tentunya membantu Anda dalam mengerjakan tugas Anda dengan tepat waktu.

    Asana

Asana adalah tool project management dan sistem kolaborasi yang juga terkenal. Kebanyakan pengguna Asana, menyukai flow aktivitas secara real time yang membagikan informasi kepada pengguna mengenai perubahan dan pembaruan, dan kemungkinan untuk memulai diskusi pribadi atau kelompok dari satu dashboard yang sama.

Dalam hal manajemen project, developer Asana mengatakan bahwa delegasi tugas dengan mudah dan change management adalah unsur penting dalam Asana. Selain itu, tool ini juga menawarkan salah satu customer service terbaik yang tersedia di pasaran.

Dengan Asana, pelanggan juga akan mendapatkan keuntungan yaitu pengembangan taktik manajemen dan kolaborasi project baru.

Lalu apa saja keunggulan Asana?

    Turning conversations into actionable tasks

Developer Asana sering mengatakan bahwa tool yang satu ini mengubah suatu kekacauan menjadi tertib. Hal ini dibantu dengan fitur private dan group chat yang bisa dengan mudah diubah menjadi tugas. Semua member tim dapat melihat progress, mengedit file, atau memfollow status update dengan gaya interface seperti social media.

    Subtasks, task dependencies, and columnar project structures

Asana mengkontrol progress projek Anda sampai selesai dengan melihat progress setiap tugas dan conversation. Sistem ini juga memperbolehkan Anda memantau progress tugas-tugas yang berkaitan dengan project Anda sampai selesai dan membuat laporan progress yang detail.

    Dedicated smart inbox

Asana memberi kemungkinan kepada Anda untuk menggunakan email provider yang Anda suka. Asana menawarkan fitur dedicated smart inbox dimana pengguna hanya menerima notifications yang relevan. Email-email yang diterima juga bisa diubah menjadi tugas secara otomatis.

    Custom tracking fields

Salah satu fitur yang dapat sangat membantu adalah custom tracking fields dimana Anda bisa memilih sendiri apa saja yang ingin Anda pantau, seperti misalnya leads, lamaran kerja, atau informasi lainnya.

    Private projects vs Collaborations with third parties

Asana tidak hanya menyediakan Anda dengan team pages dan chat individual antar member tim, tetapi juga memberikan Anda kemungkinan untuk berbagi dengan tamu, partner, atau kolaborator pihak ketiga.

    Premade templates

Asana menawarkan berbagai premade templates yang bisa Anda gunakan untuk menambahkan workflow baru di sistem dalam hitungan menit. Anda juga bisa membuat template Anda sendiri jika butuh.

    An assigned Customer Success Manager

Tim Asana akan memberikan Anda seorang Customer Success Manager (CSM) untuk membantu Anda menggunakan Asana. CSM ini akan berbagi tips dan trik penting untuk merencanakan dan melaksanakan project Anda menggunakan Asana. Selain itu, perusahaan ini juga memberikan 24/7 support dan ticketing , jika ada kasus emergency.

Dari penjelasan di atas, tentu dapat dilihat bahwa tool project management dapat membantu proses perencanaan dan pelaksanaan sebuah project. Anda bisa dengan mudah berkolaborasi dengan member tim Anda agar tim Anda dapat bekerja dengan lebih efisien.

Apakah Anda sudah tertarik untuk mulai menggunakan tool project management online? Bila ada dari Anda yang sudah menggunakannya, bagaimana kesan dan pesan Anda? Ayo share pengalaman Anda di kolom komen di bawah ini